Administração de condomínios

Administração de condomínios

A administração de condomínios não é uma tarefa fácil. Embora possa trazer resultados financeiros positivos, a responsabilidade na administração envolve diversos setores, áreas que podem ir desde o mais íntimo das famílias aos mais complexos problemas coletivos.

Na área de administração de condomínios é preciso estar sempre atento não só à condução dos serviços necessários no cotidiano como na administração de atividades que envolvem as áreas fiscais e jurídicas.

Administração de condomínios: trabalho e responsabilidade

Quando consideramos que a administração de condomínios é muito mais que os serviços cotidianos de controles, de boletos, de administração de pessoal, balancetes mensais e assembleias, podemos constatar que as administradoras de condomínios, atualmente, são a melhor opção para a condução dos serviços.

As exigências legais sempre se multiplicam, a legislação está em constante mutação e a disponibilidade de um síndico, seja morador ou contratado, muitas vezes não alcança as atividades de repartições públicas e dos órgãos reguladores e responsáveis.

Muito além da simples contratação de pessoal qualificado, desde o síndico ao zelador, a administradora de condomínios já atua assessorando na solução de problemas e apresentando as soluções mais viáveis para cada caso, minimizando custos, oferecendo suporte jurídico e contribuindo positivamente para o bom andamento de toda e qualquer situação dentro do condomínio.

Administração de condomínios: a melhor escolha

A administração de condomínio deve ser conduzida por pessoal capaz, qualificado e experiente. Assim, a escolha de uma boa administradora de condomínios deve levar em conta alguns itens, que devem ser considerados dentro das possibilidades de cada condomínio:

  • A administradora de condomínios deve possuir referências de outros condomínios onde já presta serviços e de sua atuação junto aos condôminos;
  • A administradora de condomínios deve ter toda sua documentação atualizada, apresentando-a aos condôminos ou à assembleia, já que, como empresa contratada, tem entre suas responsabilidades prestar contas de sua situação legal;
  • A administradora de condomínios deve estar registrada legalmente e seu responsável técnico estar atualizado junto aos órgãos competentes e conselhos de classe.

Administração de condomínios: estrutura

Ao se pensar numa administradora de condomínios, o menos importante a ser analisado é sua estrutura física. É preciso atentar ao fato de que os serviços serão prestados dentro do condomínio e, assim, quanto mais enxuta for a estrutura, maior responsabilidade ela demonstra.

O que deve ser levado em conta numa administradora de condomínios são, principalmente, suas referências e qualificações, devendo também ser considerado os serviços que ela pode prestar.

Administração de condomínios: serviços envolvidos

Para que um condomínio seja bem administrado, a atenção da administradora de condomínios deve estar voltada para os seguintes serviços, prestados diretamente aos condôminos:

  • Administração geral, com os controles contábeis e de pessoal contratado (empregados e contratados por serviços), controle dos condôminos e dos visitantes, controle de entrada e saída de veículos;
  • Administração financeira, com emissão de boletos e cobrança das taxas devidas pelos condôminos, rateio de despesas, multas e investimentos;
  • Pagamentos de contas de consumo, de contratados, empregados e fornecedores;
  • Elaboração da contabilidade e prestação de contas através de balancetes mensais e balanços anuais, fazendo também a previsão orçamentária para o próximo período;
  • Organização de assembleias, convocação, acompanhamento, confecção das atas;
  • Organização, atualização e guarda dos documentos do condomínio para atendimento às exigências legais;
  • Controle, renovação e pagamento de apólices de seguros;
  • Elaboração de relatórios de inadimplentes;
  • Gestão de conflitos entre os condôminos que não sejam resolvidos pelo síndico.

Administração de condomínios: assessoria

Para uma boa administração de condomínios é necessário ter consciência de que estamos trabalhando com famílias, que desejam apenas viver em paz em suas casas e conviver com seus vizinhos sem conflitos.

Assim, uma administração de condomínios também envolve algumas atividades que extrapolam os controles pura e simplesmente, avançando para a área de assessoria, o que demanda outras atividades:

  • Assessoria jurídica e legal;
  • Consultoria administrativa, financeira, tributária, fiscal, trabalhista e contábil;
  • Assessoria para reformas, manutenção e serviços contratados.

Administração de condomínios: parcerias

Para gerenciar todos os aspectos que envolvem o condomínio, finalmente, não basta só que a administração de condomínios faça o essencial: é necessário oferecer serviços especializados em áreas distintas, que possam agregar valor e qualidade aos serviços prestados.

Assim, a administração de condomínios precisa manter em seus contatos parceiros das áreas contábil, jurídica, financeira e de engenharia, já que ocorrerão situações em que precisará da prestação desses serviços.

As parcerias envolvidas poderão prestar os serviços mais adequados aos moradores, devendo, entre outros:

  • Negociar a inadimplência e reduzi-la para melhor controle financeiro do condomínio;
  • Contratar empregados qualificados para as áreas necessárias, ou promover prestação de serviços, quando conveniente;
  • Reduzir o risco de multas e outras penalidades legais que possam incidir sobre os condôminos;
  • Buscar meios de reduzir o consumo de água e energia elétrica;
  • Elaborar orçamentos que sejam compatíveis com a realidade do condomínio e de seus moradores;
  • Fazer a manutenção de equipamentos, reduzindo os gastos com consertos e trocas.

Desenvolvendo serviços em todas as áreas, a administração de condomínios pode ser realizada com a distribuição de tarefas e responsabilidades.

Podemos acrescentar ainda entre as vantagens de se buscar uma administradora de condomínios a presença de um síndico contratado que, de maneira isenta e responsável, saberá tratar com mais liberdade os problemas surgidos.

Num primeiro momento, até parecerá aos condôminos que isso tudo pode representar um custo elevado, mas, diante dos resultados, que obrigatoriamente devem ser apresentados em assembleias, a convicção é de que os moradores sentir-se-ão mais seguros e mais acomodados em seus respectivos lares.

A isso devemos acrescentar que, tomadas todas as providências, efeitos colaterais de bom nível irão ocorrer, principalmente com relação à valorização dos imóveis do condomínio.

Um condomínio bem administrado é uma referência para futuros compradores e moradores.

Administração de condomínios: uma boa opção para os condomínios

Para condomínios de todos os tipos e níveis, a contratação de uma administradora de condomínios sempre é uma excelente opção. O primeiro dos pontos positivos é a redução de custos de contratação de profissionais. Enquanto um condomínio tem necessidade de manter os profissionais de que precisa, uma administradora pode oferecer o suporte para diversas atividades em um número maior de condomínios, com um menor número de contratados.

Essa condição de trabalho promove um rateio de custos, que vai reduzir os gastos dos condôminos.

A própria função de síndico pode ser delegada a uma administradora de condomínios. As atividades exercidas pelo síndico, quando eleito entre os condôminos, demandam tempo e dedicação, é claro, mas não ocupa todo o tempo disponível do síndico.

Assim, a delegação da tarefa de contratação, e não de eleição do síndico, embora a decisão deva ser tomada em assembleia, contribui para a redução de custos e para a melhor convivência entre os condôminos, que não se vêm obrigados a tratar de assuntos comuns com alguém tão afeito às condições do condomínio.

Administração de condomínios: pessoal contratado

Da mesma forma que o síndico, que não tem todo o tempo ocupado pelas atividades do condomínio, outras funções podem não exigir uma carga de trabalho extensa, que ocupe o dia todo. Isso pode ocorrer, por exemplo, com um jardineiro, que trabalha durante um ou dois dias por semana e obriga o síndico a encontrar outras ocupações para os outros dias.

Essas atividades que demandam menor tempo podem ser terceirizadas com a própria administradora, que utilizará o pessoal encarregado dessas funções em diversos condomínios ao mesmo tempo, administrando o tempo que deve ser dedicado e cobrando somente por esse período.

Além de livrar o condomínio das obrigações trabalhistas, a administração do condomínio vai contribuir na redução de custos e concessão de férias, na possibilidade de afastamento por doenças e outros problemas que sempre ocorrem quando se tem um empregado fixo.

Nos casos de prestação de serviços, a administradora de condomínios vai estabelecer o percentual que deve ter em cada um e se responsabilizar por todas as obrigações que tenha tanto com os empregados terceirizados quanto com o próprio condomínio, aliviando a carga tributária e, consequentemente, os custos.

Administradora de condomínios: contratos de serviços

A contratação de uma administradora de condomínios só precisa ter os cuidados necessários para os orçamentos elaborados. Esses cuidados tanto precisam ser tomados pela administradora de condomínios quanto pelo próprio condomínio, de maneira que ambos os lados obtenham o que precisam: a administradora de condomínios o lucro necessário para sua própria subsistência e, consequentemente, para os investimentos que precisa para sempre melhorar sua qualidade no atendimento e na prestação de serviços, e o condomínio, com a redução de custos.

O tratamento de orçamentos deve ser feito nos serviços rotineiros contratados, que deverão fazer parte do escopo mensal que o condomínio precisa cumprir, e os serviços eventuais, que deverão estar listados com os percentuais necessários à administração, para que possa assumir toda a responsabilidade.

No caso de orçamentos, é preciso atribuir a aprovação sempre aos condôminos. A administradora de condomínios não pode assumir essa responsabilidade, uma vez que o pagamento dos contratos feitos entre ela e os prestadores de serviços ou fornecedores de materiais e equipamentos, deve ser um custo dos condôminos, e por eles aprovado.

Como sempre se soube, o que é contratado não é caro, e esse cuidado evita futuros problemas e até mesmo litígios entre a administradora de condomínios e os condôminos.

Administração de condomínios: qualidade em primeiro lugar

A qualidade dos serviços de uma administradora de condomínios é quem vai determinar a permanência dos contratos mantidos com os condomínios. E o senso de qualidade deve ser sempre pesquisado entre os condôminos.

Uma administradora de condomínios precisa, antes de tudo, manter o melhor relacionamento com os condôminos, dando abertura aos questionamentos e atendendo as reclamações, resolvendo os problemas que surgem e até mesmo, sempre que possível, antecipando-se a eles.

Na realidade, a administradora de condomínios precisa se comportar como o bom administrador de uma empresa, que tem em suas mãos a possibilidade do sucesso ou do fracasso de qualquer empreendimento.

Administradora de condomínios: transparência na gestão

A disponibilização de documentos, a condução correta dos problemas e conflitos, a manutenção de equipamentos e áreas comuns estão entre os itens que devem ser bem conduzidos entre a administradora de condomínios e o condomínio.

O foco na transparência motiva a confiança dos condôminos nos serviços prestados e a ausência de reclamações com relação a eles são o principal parâmetro para qualificar esses serviços.

Uma administradora de condomínios que tenha a transparência necessária terá a confiança e, para isso, nada melhor que o investimento em um profissional de relações públicas que esteja disponível tanto para receber os condôminos clientes quanto para fazer visitas periódicas, mantendo um bom relacionamento com os prestadores de serviços e com os condôminos, para fazer uma avaliação contínua dos trabalhos executados.

Administração de condomínios: cogestão é bom negócio

As dificuldades que podem advir de se contratar uma administradora de condomínios também pode ser resolvida de outra maneira: estabelecer a cogestão com profissionais independentes, que possam ser vinculados tanto à administradora de condomínios quanto ao próprio condomínio.

Na cogestão existe o princípio da imparcialidade: o profissional contratado deve ser fiel aos clientes de ambos os lados e, assim, deve ser preciso em suas obrigações, sem que qualquer das partes tenha a sensação de estar sendo ludibriada ou que tenha prejuízos.

Administradora de condomínios: o caminho certo?

Pudemos analisar todos os aspectos necessários para a administração de condomínios. Percebemos que todas as colocações podem apresentar pontos favoráveis e desfavoráveis, e, consequentemente, cabe sempre aos diretamente responsáveis a tomada de decisões.

Sabemos que, atualmente, o compromisso feito e mantido entre empresas e clientes é a principal qualidade para a manutenção tanto da concessão quanto da recepção do serviço ou produto que se trabalha.

Quando nos voltamos para a administração de condomínios, podemos classificar como meio mais eficaz e coerente para que os condôminos tenham a paz e tranquilidade sempre exigida para a residência, a alternativa de contratar uma administradora de condomínios.

A necessidade atual, nas grandes cidades, se de eximir de uma residência isolada, estabelece que outras necessidades sejam satisfeitas. Convivência em grupos familiares sempre é uma questão muito complicada e tudo o que pode minimizar problemas e conflitos é bem vindo para a manutenção do melhor clima possível entre todos os envolvidos.

Administração de Condomínio Comercial

Administração de Condomínio Comercial

A administração de condomínio comercial é, no mínimo, um desafio para o síndico que aceite essa responsabilidade. Um condomínio comercial, embora sujeito às mesmas leis e normas de um condomínio residencial, possui características próprias, exigências mais complexas e isso vai também exigir do responsável um conhecimento muito mais aprofundado, seja da legislação, seja de administração ou mesmo de contabilidade.

O primeiro diferencial encontrado pelo síndico de um condomínio comercial é o foco do condomínio. Enquanto o residencial serve para moradia e lazer, o comercial é o oposto: trabalho e produção. Assim, os condôminos de um edifício comercial estão mais voltados para o trabalho e mais atentos ao próprio negócio, obrigando-se a delegar responsabilidades a terceiros e exigindo mais desses terceiros.

As questões relevantes de um condomínio

Os condomínios comerciais possuem necessidades específicas. Em primeiro lugar, são mais exigentes com relação à segurança e conservação. Em se tratando de ambiente de trabalho, tanto a formalidade e a limpeza são necessárias, devido à constante presença de clientes, fornecedores e outros profissionais ligados às atividades exercidas no local, como quanto à segurança, já que podem ser mais visados por se tratar de empresas e escritórios.

Acrescido a isso também há a questão de funcionalidade. Um condomínio comercial não pode ter falhas que prejudiquem o trabalho, seja com problemas de energia, de fornecimento de água, de manutenção de elevadores e outros equipamentos.

Num condomínio comercial tudo deve funcionar dentro dos padrões estabelecidos pelos seus condôminos. Assim, o atendimento de empregados como zeladores, seguranças, pessoal de limpeza, deve ser mais especializado do que num condomínio residencial.

Como administrar bem um condomínio

Num condomínio comercial deve-se pensar em serviços diferenciados e flexíveis, voltados especificamente para as necessidades de seus condôminos. O suporte que deve ser oferecido extrapola as obrigações que um síndico de um condomínio residencial precisa dar.

Entre as necessidades para se administrar corretamente um condomínio comercial, podemos destacar:

  • Serviços personalizados voltados para o suporte de limpeza e conservação;
  • Suporte para a boa execução das obrigações trabalhistas, financeiras, fiscais e legais;
  • Manutenção de serviço de segurança;
  • Fiscalização da qualidade dos serviços prestados pelos empregados;
  • Execução das tarefas sem intervir no trabalho e nas atividades dos condôminos.

Assim, para se administrar um condomínio comercial, torna-se praticamente obrigatória e necessária a contratação de uma administradora de condomínios, que possa absorver as obrigações e solucionar os eventuais problemas surgidos durante o horário comercial e garantir a segurança do local fora desses horários, inclusive nos finais de semana.

A atualização constante é necessária para uma boa administração

Quando se trata de condomínio residencial, a administração é uma rotina que não necessita de muitas alterações, pois estamos tratando de residências. No caso de um condomínio comercial, a atenção deve estar voltada para implantação de novas tecnologias de segurança e manutenção e também da qualificação dos prestadores de serviços, sejam empregados, parceiros ou fornecedores.

Uma administradora de condomínios que ofereça serviços de qualidade, portanto, é de suma importância para a condução da logística necessária aos diversos ramos de atividade que são exercidas num mesmo condomínio.

Atendimento personalizado, um requisito básico

Exigência primária de uma boa administração de condomínio comercial é o atendimento personalizado. Quem administra esse tipo de condomínio deve conhecer as atividades de seus condôminos e, de acordo com o tipo de atividade, implantar as necessidades de seus clientes, fazendo, se preciso, um mix de serviços que possam dar o suporte aos condôminos-clientes.

O resultado que se pode esperar de uma boa administração de condomínio comercial é muito mais do que num condomínio residencial: pode-se ter, além da valorização do local, também a criação de atratividade para novos negócios, tornando o condomínio um ponto comercial mais lucrativo e seguro, tanto para condôminos quanto para clientes.

Como administrar um condomínio residencial

Como administrar um condomínio residencial

Um condomínio residencial, para ser bem administrado, deve contar, primeiro, com o conhecimento do síndico sobre todos os assuntos que envolvem o condomínio. O síndico sempre é o principal responsável pelo bom andamento dos serviços, do pessoal, das obras e da conservação das edificações. Enfim, o síndico é quem deve saber como administrar um condomínio residencial.

Isso, no entanto, não dispensa a assessoria que precisa para o cumprimento das tarefas. A contratação de uma boa administradora vai minimizar custos e vai fazer com que tudo esteja correndo dentro de um planejamento, e o planejamento é essencial para que todos os condôminos tenham exatamente aquilo que precisam em suas residências: tranquilidade. As tarefas e obrigações devem ser conduzidas por quem sabe como administrar um condomínio residencial. Afinal, os moradores pensam mais no condomínio como seu lar.

Conhecer a situação do condomínio é essencial para administrar

Tanto ao síndico quanto à administradora, o conhecimento da situação do condomínio é essencial para uma boa administração. O síndico precisa estar por dentro de tudo o que já ocorreu no condomínio para que possa diligenciar as ações.

Sem esquecer que os condôminos precisam aprovar essas ações, que tudo deve estar bem registrado nas atas de assembleias, também é necessário que a administradora esteja com esse conhecimento em seu poder. Assim, a relação estabelecida se transforma numa relação de parceria, muito mais do que somente uma prestação de serviços.

Ao lado do conhecimento do passado e aliado ao planejamento das ações para o futuro, é imprescindível ter em mente a situação financeira do condomínio. Nada se faz sem dinheiro, e a situação financeira é quem vai estabelecer as metas de qualquer planejamento. Todos sabem que não há como administrar um condomínio residencial sem o devido planejamento.

Assim, também a lista de inadimplentes é de fundamental importância. Toda a renda do condomínio é proveniente das taxas pagas pelos condôminos, e a inadimplência sempre é um fator que tem peso expressivo na administração do condomínio. Caso haja uma lista muito pesada de inadimplência, o síndico – seja ele eleito pela assembleia ou contratado pela administradora – precisa tomar todas as diligências necessárias para a negociação.

A administração do condomínio não pode ter surpresas

Como em qualquer empresa, um condomínio precisa ser administrado por ações e interações. As ações estão sempre voltadas à melhoria das instalações, dos equipamentos e da manutenção do próprio condomínio, enquanto as interações são necessárias para que todos os condôminos possam verificar o que foi feito e o que deve ser ainda resolvido.

Os condôminos devem ter participação em tudo o que é feito no condomínio, não basta apenas que deleguem os poderes ao síndico e à administradora. Se os serviços são contratados, claro que o acompanhamento não pode ser feito pelos condôminos, mas seu conhecimento é essencial para que saibam onde está sendo aplicado o dinheiro que disponibilizam para isso.

Administradora e síndico: uma relação de confiança

Para que haja essa administração sem falhas, é preciso não deixar pendências tanto na documentação quanto nas ações tomadas dentro do condomínio. Assim, a administradora deve ter um relacionamento de confiança com o síndico, para que este possa ser eficiente e comprovar junto às assembleias a realização de todas as ações.

Já que a função do síndico é totalmente comprometida com o condomínio, e ele sendo o principal responsável pela boa condução de todas as ações necessárias, as dependências de sua unidade habitacional, seja apartamento ou casa, são ampliadas para todas as áreas comuns do condomínio.

O condomínio com suas áreas comuns deve ser a extensão, o “quintal” de sua casa. Somente assim ele terá como administrar um condomínio residencial da maneira mais correta. Mas, sempre entendendo bem, o síndico não pode e não deve tomar atitudes segundo suas vontades: tudo deve estar dentro, primeiro, do Código Civil, que rege as normas para os condomínios, e, em seguida, pela Convenção, que não pode fugir dessas normas, e pelo Regimento Interno, que deve estar baseado na Convenção.

Como administrar condomínio

Como administrar condomínio

As especificações do Código Civil, a Convenção e o Regimento Interno estabelecem as regras de como administrar condomínio, mas só o conhecimento e a experiência do síndico é que podem fazer com que tudo aconteça dentro dos parâmetros necessários para a convivência pacífica e a tranquilidade dentro do condomínio.

Os condôminos, ao eleger um síndico, devem ter isso em mente: colocar no cargo uma pessoa que saiba como administrar condomínio, não só através das leis e regras estabelecidas, mas também dentro dos conceitos de relacionamento pessoal.

A figura do síndico no condomínio

Seja o síndico um condômino eleito pelos moradores em assembleia, seja contratado através de uma administradora, é preciso conhecer bem seu perfil e seu nível de relacionamento com os moradores, com os jovens, pessoas de terceira idade e principalmente crianças, que requerem mais cuidado e atenção.

Não há como administrar o condomínio sem que haja por trás do técnico e especialista em legislação e manutenção de regras, um ser humano. Essa é a condição básica para o condomínio e o síndico deve ser o regulador, o intermediador, o conciliador.

O que o síndico deve fazer no condomínio

Claro que cada condomínio tem suas particularidades e necessidades e, antes de tudo, o síndico precisa saber como administrar o condomínio com a maleabilidade exigida por cada condomínio.

Listamos abaixo algumas recomendações para que o síndico saiba como administrar o condomínio de uma forma eficaz e que atenda a tudo o que é preciso nesse trabalho:

  • Conhecer bem os empregados e saber como orientar suas tarefas, sejam o zelador, o porteiro, o pessoal de limpeza e manutenção. A correta orientação é fundamental para que o serviço seja executado como exigido e a manutenção dos bons empregados depende da maneira como são tratados.
  • Tomar os devidos cuidados com a segurança do condomínio. Todas as pessoas envolvidas na manutenção do condomínio precisam ser orientadas com relação a visitantes e a entregadores, tomando as precauções para haver a máxima segurança dentro dos lares do condomínio.
  • Fazer reuniões com empregados para delegar tarefas ou mesmo para o acompanhamento dos serviços faz com que se sintam integrados ao ambiente. Nessas reuniões, o elogio é uma arma mais eficaz do que uma reprimenda. Isso vai fazer com que se sintam apreciados e valorizados.
  • Acompanhar todos os trabalhos e serviços executados no condomínio é saber se estão sendo feitos da forma pré-determinada. Evitar retrabalho, evitar perdas de materiais e de tempo só irá ajudar na redução de custos do condomínio.
  • Realizar reuniões com os condôminos em datas diferentes das assembleias, para atualizá-los com relação aos serviços e obras dentro do condomínio. A participação dos condôminos em tudo o que ocorre sempre vai ajudar nas próximas atividades. E mostrar onde está sendo aplicado o dinheiro de taxas sempre deixa o investidor mais tranquilo.

Podemos ver que é preciso saber como administrar o condomínio também fora da legislação e das regras. A personalidade e o relacionamento do síndico são imprescindíveis para o bom andamento do cotidiano do condomínio.

Administradora de condomínio

Administradora de condomínio

A sempre crescente necessidade de moradias, seja em apartamentos ou casas em condomínios e a exigência de novos padrões e regras para a solução de todos os problemas que sempre surgem em ambientes dessa natureza, exige, de alguns anos para cá que novas maneiras de administrar os condomínios sejam implantadas, não bastando mais a presença do síndico e de sua boa vontade.

A administradora de condomínios vem para suprir a necessidade de orientar, resolver e prestar serviços nessa área que cada vez demanda mais cuidados. Um síndico, por mais conhecimento e disponibilidade que possua, na maior parte das vezes não consegue solucionar tudo sozinho. Depende de empregados, depende de contratados, depende de fornecedores e depende de recebimentos para exercer sua função.

Uma administradora de condomínios é a melhor opção?

Essa pergunta tem uma resposta simples e objetiva: sim. Se anos atrás era tão fácil e simples a convivência entre vizinhos num edifício com poucos andares, hoje a situação é completamente diferente.

A evolução natural da sociedade, as exigências pessoais de cada família, o próprio estilo de vida, totalmente diverso daquele das décadas anteriores, tudo isso aliado às naturais atualizações de legislação e requisitos burocráticos faz com que esse tipo de serviço também tenha necessidade de evoluir para atender objetivamente tanto os moradores de um condomínio quanto as repartições públicas.

A isso devemos acrescentar que os edifícios de poucos andares, facilmente administrações, transformaram-se em conglomerados de edifícios, muitas vezes com centenas de unidades habitacionais e, frequentemente, habitados por moradores que mal se conhecem, que estão mais envolvidos com suas próprias atividades e que se preocupam única e exclusivamente com seu bem estar e sua família.

A administradora de condomínios é a melhor solução

Assim, da mesma maneira que as empresas num determinado momento do passado resolveram terceirizar atividades que não eram a sua principal, podendo, então, dedicar-se exclusivamente a elas, também os condôminos viram a necessidade de terceirizar os serviços necessários ao condomínio para que pudessem ter em vista o objetivo maior de sua estadia em locais desse modelo: seu próprio lar.

Não precisamos nem introduzir neste espaço os condomínios comerciais que, por necessidade indiscutível, contratam os serviços da administradora de condomínio, seguindo os padrões empresariais de terceirização de serviços.

Se a receita deu certo para as empresas, a contratação de uma administradora de condomínios também está dando os resultados para condomínios residenciais. Não se trata apenas de uma opção e sim de uma necessidade.

E essa necessidade não se limita à responsabilidade quanto à execução de serviços, orientação de pessoal, contratação de prestadores, serviços de advocacia e de contabilidade, e outros tão necessários à administração de um condomínio.

Trata-se, também, de redução de custos.

Quando uma empresa terceiriza os serviços, seus objetivos são iguais. E quando vemos hoje condomínios muito maiores do que os existentes no passado, devemos tratar esses locais como verdadeiras empresas. Diferente das que só querem produção e resultados positivos, mas como empresas de lazer e tranquilidade para os moradores.

Uma administradora de condomínio, certamente, é a solução para alcançar esse resultado.

 

Condomínio fechado

Condomínio fechado

Um condomínio fechado pode ser interpretado como uma maneira de moradores se sentirem mais seguros, diante da crescente evolução de assaltos e roubos, muitas vezes acontecendo à luz do dia, não importando nem mesmo distinguir entre cidades grandes ou pequenas.

A implantação ou construção de condomínios fechados tornou-se a maneira mais prática de comunidades se integrarem em defesa própria.

Como funciona um condomínio fechado

O condomínio fechado tem como principal característica a restrição de entrada de veículos e pessoas. Geralmente é implantado em locais com poucas moradias ou edifícios, cercados por muros e com segurança, com áreas comuns às vezes construídas pelos próprios moradores.

Diferentes do grandes condomínios, que chegam mesmo a ter um complexo de lazer e comércio que torna os moradores praticamente independentes do mundo externo, os condomínios fechados são locais mais reservados, onde os condôminos buscam ter mais tranquilidade, até mesmo um sentimento nostálgico das antigas vilas residenciais, onde vizinhos conversavam na porta até à noite e onde as crianças podiam brincar nas ruas à vontade.

As vantagens de um condomínio fechado

Quem busca essa opção de moradia, vivendo em condomínio fechado, refletem sua escolha por algumas razões muito concretas, quando observadas sob o ponto de visão de qualquer família comum. Podemos considerar, entre eles:

  • Baixo custo de manutenção: num condomínio fechado o que se paga é a administração. Taxas de iluminação pública estão embutidas nos impostos e as ligações de água são independentes;
  • Vizinhança conhecida: na maior parte dos condomínios fechados os vizinhos já se conheciam e a implantação do condomínio é tomada por decisão unânime dos moradores, o que facilita a integração entre eles para administrar o local;
  • Independência dos moradores: cada família residindo em uma casa ou apartamento tem toda a liberdade para tomar suas próprias decisões, independente de outros condôminos;
  • Maior liberdade nas ruas: como o condomínio é fechado por muros, os moradores sentem mais tranquilidade até para afazeres noturnos.

Críticas e elogios aos condomínios fechados

Embora os condomínios fechados sejam a opção para muitos locais que se sentem como comunidades, a implantação desse tipo de administração é frequentemente criticada, por diversas razões.

A lei que regulamenta a utilização do solo urbano estabelece que a iluminação e a pavimentação, por exemplo, ainda que em condomínio fechado, são de responsabilidade dos órgãos públicos, o que faz com que as ruas e áreas públicas estejam disponíveis a qualquer pessoa. A crítica que se faz é que, no condomínio fechado não se pode impedir a entrada de estranhos ou impor qualquer exigência, o que é feito, na realidade.

Outra crítica também é feita com relação ao isolamento de um condomínio fechado dentro da cidade: não se pode andar por suas ruas livremente, sem estar sendo vigiado ou é necessário fazer caminhos alternativos para se chegar a outro local, quando além do condomínio fechado.

Mas também existem fatos que favorecem a municipalidade, quando se trata de um condomínio fechado. O primeiro deles é o apoio dado pela empresa de vigilância do condomínio às patrulhas policiais. A segurança implantada nos condomínios fechados, com circuito interno de TV e patrulhamento dos guardas contratados minimiza o trabalho dos policiais.

Construção de novos condomínios fechados

Buscando esse tipo de moradia como nova opção, muitas construtoras criam projetos imobiliários baseados no esquema de condomínio fechado. Neste caso, o orçamento da obra é dividido entre os futuros condôminos.

As obras de uso comum são rateadas, montando a infraestrutura do condomínio, ficando sob responsabilidade dos condôminos toda a estrutura própria de cada um, como a construção da moradia, os pagamentos de taxas, ligações de água e energia, etc.

Ideia controvertida ou não, o condomínio fechado é uma outra escolha para quem busca minimizar os efeitos da sociedade moderna sobre a sua moradia.

Condomínio online

Condomínio online

A internet, como o melhor canal de comunicação existente desde os primórdios da humanidade, não poderia ficar fora da área de condomínio. Suas facilidades já proporcionam a aproximação de pessoas de todas as partes do mundo, as compras podem ser feitas direto de nossas casas, as notícias nos chegam via internet, e por que não também um condomínio online?

Com tantos programas disponíveis para todas as áreas de administração, de controles, de gestão, nada mais natural que também surgissem os softwares específicos para condomínios, facilitando a vida de quem administra e controla os serviços, pagamentos e movimentação. O condomínio online já é uma realidade e veio para ficar.

Programas para condomínio online

O controle financeiro de um condomínio nada mais é do que uma contabilidade normal, onde são lançadas as receitas e despesas. Quando os lançamentos são feitos diariamente, mantendo a atualidade das contas, a contabilidade pode ser conferida a qualquer momento, mostrando a real situação financeira do condomínio.

Esta é apenas a base de um sistema de condomínio online. Sobre ela, que certamente é a mais importante por mexer diretamente no bolso dos condôminos, assentam-se os outros serviços que podem ser utilizados pelos moradores e gestores de um condomínio.

O controle de visitantes, de veículos que possam ter acesso, de reservas de espaços, como salões de festas e quadras de esportes, as ocorrências administrativas, o cadastro de prestadores de serviços, o controle de ponto de funcionários, a confecção de folha de pagamento, emissão de boletos e relatórios os mais variados, tudo pode ser condensado e confeccionado por um sistema de condomínio online.

Isso tudo com a grande vantagem de qualquer morador poder acessar todas as informações e acompanhar o andamento do condomínio onde mora, dar sua opinião e relacionar-se online com o síndico, com a administradora e com os outros moradores.

Um sistema de condomínio online minimiza custos

Com um sistema de condomínio online implantado o trabalho é facilitado para todos. Por exemplo, a administradora de condomínio, que geralmente utilizava um empregado para atender a média de 5 condomínios durante o mês, com um software disponível e online com os condomínios, pode precisar de um empregado responsável para mais de 40 condomínios ao mesmo tempo.

A facilidade de atender online não deixa perder tempo em trânsito ou levar horas para resolver eventuais problemas nos condomínios: basta uma comunicação do síndico ou de qualquer morador.

Um sistema de condomínio online ainda pode ser acoplado ao sistema de vigilância utilizado, deixando que o movimento de portarias e áreas comuns possam ser acompanhados 24 horas por dia. Isso é um controle total sobre o condomínio, ao alcance de um clique.

Assembleia online

Diante de tantas facilidades, natural também que a expansão fosse alcançar as assembleias de moradores. Com um login e senha, cada morador pode participar de uma assembleia sem sair da comodidade de sua casa.

Embora o método não seja incentivado, principalmente por ser um aplicativo recente, a tendência é que no futuro as assembleias sejam feitas todas virtualmente. Quando houver os requisitos necessários, como um sistema que comprove a participação de todos os moradores ou do quórum mínimo necessário, podemos ter certeza de sua implantação e difusão.

Contabilidade de condomínios

O Conselho Federal de Contabilidade não possui nenhuma norma específica com relação à manutenção de contabilidade de condomínios, mas isso não pode se tornar um pressuposto para que não seja feita religiosamente essa contabilidade. Muito pelo contrário, com um número maior de interessados do que qualquer empresa, a contabilidade de condomínios deve ser uma prioridade para a manutenção dos dados de receitas e despesas.

Também não se pode esquecer que os condomínios possuem documentação que deve ser preservada para atendimento de legislações específicas para cada área. E mais, a contabilidade de condomínios é a única maneira de prestar contas à assembleia, além de ser a base para os orçamentos anuais, com a previsão dos custos de manutenção e de eventuais melhorias dentro do condomínio.

Como fazer a contabilidade de condomínios

Como toda contabilidade normal e empresas, a contabilidade de condomínios deve manter uma estrutura dentro dos padrões normais de receitas e despesas. O gerenciamento de um condomínio deve ser visto pelo mesmo ângulo de uma empresa: entram os recursos, utilizam-se os mesmos, contabilizam-se os mesmos através da documentação pertinente à sua utilização.

Mais do que uma empresa familiar, no entanto, tudo o que entra e sai no condomínio deve possuir essa documentação legal, seja uma nota fiscal, um recibo devidamente assinado, um contrato regularmente registrado ou qualquer outro comprovante.

A apresentação da documentação junto com a contabilidade do condomínio é que vai lhe dar a confiabilidade necessária, que vai garantir aos condôminos a utilização dos recursos vindos de seus pagamentos.

Quem deve fazer a contabilidade de condomínios?

Para garantir a confiança necessária à contabilidade de condomínio, é aconselhável que a confecção da contabilidade seja feita por um prestador de serviços independente, seja uma administradora de condomínios ou mesmo um contador da confiança do condomínio.

O síndico, responsável pelo controle da documentação do condomínio, deve ser somente o controlador dessa documentação, evitando que dúvidas sejam levantadas quanto ao seu gerenciamento.

Dadas as muitas opiniões e visões diferentes entre os condôminos, a última coisa desejada é que haja qualquer dúvida com relação ao procedimento. Assim, quando uma entidade imparcial se torna responsável pela contabilidade do condomínio, não existirão dúvidas com relação a lançamentos e resultados.

A documentação da contabilidade de condomínio

Os condomínios possuem documentos de ordem legal, fiscal e de pessoal, que precisam ser guardados e protegidos por um período diferente em cada uma dessas áreas.

Assim, a documentação referente a empregados deve ser arquivada por um período de 30 anos, segundo a legislação pertinente, enquanto que os documentos legais e fiscais devem ser mantidos pelo período de 5 anos.

A responsabilidade pela guarda dos documentos exigidos de um condomínio é sempre do síndico, é ele que responde legalmente e em juízo pela situação e problemas porventura existentes no condomínio.

Isso não impede, no entanto, que os documentos fiquem sob a responsabilidade direta de uma administradora de condomínios, que deve apresentá-los sempre que for necessário ou exigido, principalmente em assembleias.

Assim, os documentos básicos, compostos pela Convenção do Condomínio, Regulamento Interno, Cadastro dos Condôminos e as plantas de edificações, redes elétrica e hidráulica, e os livros obrigatórios, como o de Atas de Assembleias, Lista de Presença dos Condôminos em Assembleias e Livro do Conselho Consultivo, juntamente com os documentos de despesas e receitas, podem ficar sob guarda do responsável direto pela contabilidade do condomínio, devendo sempre ser mantidos atualizados e prontos para apresentação.

Segurança em condomínios

Quando se pensa que os condomínios foram criados exatamente para que houvesse mais segurança para os moradores, é mais do que lógico concluir que a segurança em condomínios é uma questão de prioridade máxima.

A segurança em condomínios deve ser uma responsabilidade estendida a todos, desde moradores e locatários aos empregados e prestadores de serviços. Os condomínios devem possuir regras sérias que devem ser seguidas por todos.

Continue reading “Segurança em condomínios” »

Leis de condomínio

Os condomínios, antes que o novo Código Civil entrasse em vigor, em janeiro de 2003, eram regidos pela Lei de Condomínios (Lei 4.591/64). Os artigos do Código Civil modificaram a antiga Lei em muitos pontos, ficando válidos somente os artigos referentes à incorporação imobiliária, que não foram contemplados pelo CC.

Ficaram válidos na antiga Lei de Condomínios os artigos que tratam de direito de propriedade, convocação de assembleias e despesas do condomínio, entre outros assuntos.

Continue reading “Leis de condomínio” »